5 hiba, amit ne kövess el, ha könyvelőt váltasz!

Minden vállalkozó rémálma egy könyvelő választás vagy könyvelő váltás.

üzletember.jpg

Vajon szakmailag kiváló könyvelőt találok? Megbízhatok benne? Az érdekeimet fogja képviselni?

Számtalan ilyen és hasonló kérdés motoszkál a vállalkozó fejében és valljuk be, joggal tartunk attól, hogy esetleg nem a lehető legjobb kezekbe adjuk a vállalkozásunk pénzügyeit.

A mai blog cikkünkben pár olyan előre észrevehető jelre hívjuk fel a figyelmet, ami már a kiválasztás folyamatában megnyomja a fejünkben azt a bizonyos csengőt, hogy nem a megfelelő helyen keresgélünk.

1. Szerződés és számla nélkül soha.

Úgy, ahogy a vevőinkkel, szállítóinkkal a kapcsolatunk szerződéseken alapul, nagyon fontos, hogy a könyvelővel is kössünk szerződést. A szerződés alapot biztosít arra, hogy a felelősségi viszonyok dokumentumba foglaltak és esetleg vitás kérdésekben ez ad megoldást. A hétköznapokban a munkamenet gördülékenységéhez is az alap a szerződés megkötése, hisz ekkor tudjuk mi a vállalkozó és mi a könyvelő feladata.

Óva intek mindenkit attól, hogy “okosban” oldják meg a könyvelővel a rá bízott feladat díjazását. Az első adandó problémánál a könyvelő széttárhatja a karját, hogy neki semmi köze nincs a cégünk papírjaihoz, hisz se szerződés se számla és mi ott állunk nyakig a slamasztikában.

Hozzáteszem, ha komolyan gondoljuk, és hosszú távon tervezünk vállalkozást építeni, ne blamáljuk magunkat azzal, hogy a szürkegazdaságot erősítjük.

biztositas.jpg

2. Biztos ami biztos…

Biztosítás biztonság- mondja a retró tv reklám szlogenje és ez mennyire igaz, de hogy jön ide a könyvelés? Fontos indikátor, hogy a könyvelő rendelkezzen felelősségbiztosítással. Miért is fontos ez nekünk? Ha téved a könyvelő, vagy nem ad be határidőre bevallásokat, bizony a hivatal – bár mostanában adózó barát- meg fogja a cégünket büntetni. Nem a könyvelőt, hanem sajnos minket. Ha rendelkezünk az 1. pontban említett szerződéssel, nem kérdés kinek a mulasztása ez a bírság. Ilyen esetben, ha a könyvelőnek van felelősség biztosítással, akkor a biztosítón keresztül tudja nekünk megtéríteni az okozott kárt. Ne féljünk tehát rákérdezni, hogy van-e a könyvelőnek felelősségbiztosítása.

kapu.jpg

3. Kipi-kopi ügyfélkapu.

Elérkeztünk az ügyfélkapu kérdéshez. Bár nem tulajdonít ennek sok jelentőséget sok vállalkozó, pedig kellene. A jó könyvelő a saját ügyfélkapuján- meghatalmazottként – kezeli cégünk ügyeit. Adja be a bevallásokat, kérdez le rólunk adatokat és eljár a nevünkben a hivataloknál. Miért is jó ez nekünk?

Két oka is van.

Egyrészt azzal. hogy megadjuk a könyvelőnknek a saját ügyfélkapus adatainkat, akkor gyakorlatilag minden személyes adatunkhoz hozzáfér. Ugye ezt nem kell vázolnom, ez mekkora kockázattal jár.

Másrészt a könyvelő ezzel felelősséget vállal az általa beküldött anyagokért. A hivatalnál látszik ki küldte be és mikor a nyomtatványt.

egyedül nem megy.jpg

4. Egyedül nem megy, egyedül nem megy.

Ha a könyvelésed csupán egyetlen emberre támaszkodik, akkor céged ki van téve annak a kockázatnak, hogy mi van, ha történik valami a könyvelővel. Betegség, váratlan helyzet vagy bármi más gátolhatja a munkáját és ezzel bizonytalanságot generál a te cégedben is. Egy felelős vállalkozás ezt nem engedheti meg magának. Célszerű a választást megelőzően tájékozódni a könyvelő iroda felépítéséről. Itt jegyzem meg azt a fontos tényt is, hogy célszerű az iroda alapértékeit is megkeresni, értelmezni és magunkhoz mérni, hogy mennyire tudunk vele azonosulni. A könyvelőirodák az alapértékeik mentén alkalmazzák a kollégáikat. így ha azok nekünk megfelelnek, nagyon nem tudunk mellé lőni egy választással.

5. Olcsó húsnak híg a leve.

Elérkeztünk az árkérdéshez. Ez mindig kényes téma. A legtöbben sajnos kizárólag a könyvelési díj alapján választanak könyvelőt. Sajnos nem egyszer tapasztaltunk olyan esetet, hogy egy ellenőrzés során többszörösét kifizette bírságban a cég a hivatalnak, mert olcsó, de szakmailag nem felkészült könyvelőre bízta a könyvelési feladatokat. Ilyenkor tesszük fel a kérdést, hogy akkor mi az olcsó és mi a drága?

Vallom, igen az ár kérdése fontos, de ne ez legyen az elsődleges szempont. Arra kell gondolnunk, hogy hosszú távon mi térül meg és mi az ami veszteséget vagy ami még rosszabb károkat okozhat.

Itt is igaz az idézet:

“Nem vagyok elég gazdag, hogy olcsón vásároljak!”

Csak pár fontos szempontot emeltünk ki ebben az írásban. Legyünk körültekintőek és ne féljünk váltani, ha a jelenlegi könyvelőnk nem azt a minőséget nyújtja, amit mi szeretnénk. Egy rutinos, szakmailag hozzáértő könyvelő a váltás zökkenőmentességét is tudja, biztosítja. Ez lehetne egy hatodik pont is a listánkban, de ez már egy következő blogbejegyzés témája.